Mit gezieltem Task Force Management wieder auf Kurs kommen

Ob durch eine gesteigerte Produktnachfrage oder die Etablierung eines neuen Lagers – logistische Prozesse können aufgrund von Veränderungen durcheinandergeraten. Das hat einen direkten Einfluss auf die Customer Journey, denn Lieferengpässe verzögern beispielsweise die Produktion und Weiterverarbeitung. Gerade in der Handel- und Konsumgüterbranche können Prozesse, die sich im Ungleichgewicht befinden, einen direkten Effekt auf die Kundenbeziehung haben, denn Sendungen erreichen Endkunden und -kundinnen später und sorgen gegebenenfalls für einen negativen Eindruck.

Üblicherweise werden bei Störungen verschiedene Tools und Methoden ausprobiert, um die betroffenen Bereiche bzw. Schwachstellen zu bearbeiten. Doch wenn das alles nicht greift, kann der Einsatz einer Task Force helfen: Dieses vom operativen Geschäft ausgekoppelte Team macht es sich zur Aufgabe, Prozesse über kurze Zeiträume zu optimieren – und so Schritt für Schritt auch das Tagesgeschäft zu verbessern. Die Task Force ist typischerweise drei bis sechs Monate im Einsatz; sie plant und agiert in diesem Zeitraum in Abschnitten von maximal vier Wochen, um die anstehenden Optimierungen in kleinen Schritten durchführen zu können. Eine Task Force kann inhouse sowie durch externe Dienstleister gebildet werden. Um hierbei erfolgreich zu sein, sollten einige wichtige Aspekte bedacht werden.

Prioritäten setzen und fokussieren

Es können nicht alle Probleme gleichzeitig gelöst werden. Daher ist es wichtig, zu fokussieren und Dinge von der To-Do-Liste auszuschließen – und damit auch die Kraft zu bündeln. Sollen im ersten Schritt die Kosten gesenkt werden, der Output erhöht oder die Qualität gesteigert werden?
 

Gibt es beispielsweise bereits einen hohen Backlog, da der Versand aufgrund defekter Geräte oder zu weniger Mitarbeitender nicht einwandfrei funktioniert, kann dies der Fokus für eine Verbesserung des Outputs sein. Das würde sich beispielsweise direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirken, da Bestellungen wieder zeitnah bearbeitet und versendet werden können. Bei dieser Priorisierung wäre es zunächst irrelevant, ob zusätzlich auch Herausforderungen im Wareneingang bestehen – diese können zu einem späteren Zeitpunkt in den Fokus rücken, sobald der Warenausgang nahezu einwandfrei funktioniert.
 

Häufig fällt es Beteiligten schwer, einzelne Problemfelder nicht sofort zu bearbeiten, wenn der Fokus auf der Lösung einer anderen Herausforderung liegen sollte. Hier ist es wichtig, dass das verantwortliche Team- oder Unternehmensmanagement die Mitarbeitenden darin bestärkt, die Aufgaben nacheinander zu bearbeiten. Das ermöglicht die Bündelung der Kapazitäten und sendet das klare Signal, dass die Fokussierung wie geplant stattfinden darf und soll.

Transparenz schaffen – auch über unerfreuliche Fakten

Transparenz hilft allen Beteiligten und sorgt für ein Prozessverständnis innerhalb der Organisation. Das kann Transparenz in Form einer Information an eine Marketingabteilung sein, dass aufgrund fehlender Kapazitäten nicht mehr Output generiert werden kann und Werbeaktivitäten daher reduziert werden müssen. Oder eine Information kann den Kundenservice darauf vorbereiten, dass auch in den kommenden Tagen vermehrt Kundenanfragen aufgrund verspäteter Lieferungen eintreffen werden. Auch wenn das keine positiven Nachrichten für die betreffenden Abteilungen sind, so kann die Transparenz dennoch für Verständnis sorgen, Frustration abbauen und dient zudem als Instrument des Erwartungsmanagements – letztlich auch auf Seiten der Endkunden.

Transparenz kann zudem durch regelmäßige Absprachen, kurzfristiges Ausprobieren sowie Nahbarkeit des Task Force Teams erreicht werden: