4flow unterstützt Continental bei der Bewertung und Implementierung von RPA
Robotic Process Automation (RPA) ist eine noch recht neue, aber sich schnell entwickelnde Technologie. Die Continental Automotive Holding Co., Ltd. in Shanghai hat gemeinsam mit 4flow Prozesse identifiziert, die sich für die Automatisierung mittels RPA eignen und einen erfolgreichen Piloten umgesetzt. Dank des Einsatzes von RPA konnten die Effizienz der automatisierten Prozesse gesteigert sowie die Fehlerquote gesenkt und somit letztendlich Kosten reduziert werden.
Der international agierende Automobilzulieferer Continental produziert Autoteile wie elektronische Bremssysteme, Karosserieelektronik und elektronische Treiber, bietet After-Sales-Dienstleistungen an und zählt zu den digitalen Vorreitern seiner Branche. Als Innovationstreiber legt Continental großen Wert darauf, auch in anderen Technologiebereichen führend zu sein. Sich intensiv mit dem Thema RPA auseinanderzusetzen, verschafft dem Unternehmen einen Wissensvorsprung. Und natürlich helfen stabilere und effizientere Prozesse dabei, sich im internationalen Wettbewerb und in immer komplexeren Supply Chains einen Vorteil zu sichern.
Zukunftsthema Prozessautomatisierung
Roboter zur Prozessautomatisierung sind noch eine Seltenheit, auch wenn die Themen Digitalisierung und Automatisierung allgegenwärtig sind. RPA ist aber auf dem Vormarsch. Dabei handelt es sich um einen technologischen Ansatz, bei dem Softwareroboter Menschen bei der Durchführung von repetitiven, regelbasierten Prozessen ersetzen. Das Potenzial im Bereich Logistik und Supply Chain Management ist enorm. „4flow hat Robotic Process Automation bereits mehrfach erfolgreich bei Kunden implementiert. Wir sind mit der Technologie vertraut und sehen die positiven Ergebnisse, die sich erzielen lassen, noch dazu mit relativ geringem Aufwand. Deshalb sind wir uns sicher, dass die Automatisierung von Prozessen mittels RPA in der Logistik in den kommenden Jahren signifikant voranschreiten wird“, sagt Sören Hagen, Partner bei 4flow und Niederlassungsleiter in Shanghai.
In der Logistik gibt es eine Vielzahl repetitiver Tätigkeiten, die hohen manuellen Aufwand erzeugen und häufig – auch wegen ihrer Eintönigkeit – fehleranfällig sind. Dazu zählen etwa die Stammdaten- und Parameterpflege, das Avisieren, Buchen, Beauftragen, Bestellen, Disponieren oder das Erstellen von Reports. Softwareroboter können diese Aufgaben übernehmen und dabei die Prozessgeschwindigkeit erhöhen und die Fehlerrate reduzieren. Mitarbeiter werden so von lästigen Routineaufgaben befreit und können sich wertschöpfenderen Aufgaben widmen.
Kleiner Aufwand, großer Nutzen
Bisher sind solche Automatisierungsbestrebungen meist daran gescheitert, dass der Prozess- und Datentransfer in ein führendes System zu aufwändig oder ganz und gar unmöglich ist. RPA interagiert hingegen mit der bestehenden heterogenen Systemlandschaft und kann deshalb nahtlos darin eingebettet werden. Der Aufwand ist in der Regel eher gering, der Return on Investment (ROI) schnell erreicht. In dem sehr günstigen Verhältnis von Kosten und Nutzen sieht man auch bei Continental eine große Stärke von RPA.
Geringe Komplexität bei einem möglichst hohen Einsparpotenzial – so lauteten die Kriterien, nach denen Continental und 4flow die gemeinsam identifizierten potenziellen Anwendungsfälle priorisiert haben. In einer detaillierten Bewertung wurde dafür zunächst der jeweilige Implementierungsaufwand für Design, Modellierung und Tests abgeschätzt und gegen den Personalaufwand gerechnet, der damit eingespart werden kann. Auf Basis der folgenden ROI-Analyse wurden aus den identifizierten Anwendungsfällen zwei für das gemeinsame Pilotprojekt ausgewählt.
ROI in weniger als sechs Monaten erreicht
Dabei handelt es sich zum einen um die monatliche Rechnungsprüfung, bei der der Roboter Rechnungspositionen mit einer Preisliste abgleicht und bei einer Abweichung den betreffenden Dienstleister automatisiert zur erneuten Überprüfung auffordert. Zum anderen wurde die Abwicklung von Zuschlagsforderungen ausgewählt. Hier prüft der Roboter, ob Kategorie und Betrag im System mit den Angaben auf dem Schadensformular übereinstimmen und korrigiert diese ggf. automatisch.
Für die ausgewählten Anwendungsfälle hat 4flow die RPA-Software modelliert und nach einer intensiven Testphase erfolgreich implementiert. Dazu wurden zunächst der Ist-Zustand sowie die einzelnen zu automatisierenden Arbeitsschritte erfasst und standardisiert und anschließend der Soll-Prozess definiert und programmiert. Der so entstandene Softwareroboter wurde dann mit echten Daten geprüft und in Betrieb genommen. Mit der Übergabe aller Dokumente inklusive einer umfassenden Bedienungsanleitung sowie einem RPA-Training für die Mitarbeiter von Continental war das Pilotprojekt abgeschlossen. In beiden Fällen konnte ein ROI in weniger als sechs Monaten realisiert werden.
Go-live nach wenigen Tagen
Das gesamte Projekt von der Chancenbewertung bis zur erfolgreichen Implementierung wurde innerhalb weniger Tage umgesetzt, inklusive der Erstellung einer Roadmap für die Entwicklung der verbleibenden Anwendungsfälle. Bereits zwei Wochen nach Projektstart konnte eine Effizienzsteigerung der automatisierten Prozesse um mehr als 20 % erzielt werden. Darüber hinaus wurden die Sensibilisierung für das Thema Prozesseffizienz erhöht und die Transparenz verbessert.
„Unsere Erwartungen an RPA haben sich mehr als erfüllt. Gemeinsam mit 4flow haben wir mit geringem zeitlichen und finanziellen Aufwand einen ersten Piloten durchgeführt, dadurch bereits nach zwei Wochen signifikant Kosten eingespart und die Prozessqualität und -geschwindigkeit erhöht. Die Investition hat sich rasch amortisiert, die Einsparung und das gewonnene Know-how bleiben“, so James Jian, Head of Transportation, Packaging and Warehousing bei Continental. Wegen des überzeugenden Ergebnisses plant Continental einen weiteren Roll-out.
Autoren: YUAN ZHANG und XUEWEI QIN, 4flow consulting