Referenzprojekt: HelloFresh

Schon vor Beginn der Corona-Pandemie lief das Geschäft bei HelloFresh, dem weltweit führenden Anbieter von Kochboxen, gut. Mit der globalen Verbreitung der Pandemie, hat sich das Unternehmenswachstum erheblich beschleunigt. So positiv das für die Bilanz war, so herausfordernd war es aber auch für die Prozesse in der Produktion und Logistik des Unternehmens. Deshalb holte man sich frühzeitig Unterstützung. Mit Hilfe des Teams von 4flow consulting gelang die nötige Prozessumstrukturierung in kürzester Zeit. Innerhalb von nur vier Wochen konnten der Durchsatz um 25 Prozent und die Effizienz um 10 Prozent gesteigert werden.

Das Berliner Start-up-Unternehmen HelloFresh wurde in wenigen Jahren zum weltweiten Marktführer für Kochbox-Lieferservice und beliefert einen stetig wachsenden Kundenstamm mit kreativen Rezepten und frischen Zutaten. Die Verbreitung der Corona- Pandemie stellte das Unternehmen vor neue Herausforderungen in seinem Distributionszentrum am Standort Verden.

Deshalb beauftrage man 4flow consulting, um gemeinsam mit den HelloFresh-Teams aus Produktion, Distribution sowie der Berliner Zentrale den Output des Standortes kurzfristig zu steigern und die Abläufe zu stabilisieren. Es galt, die operativen Prozesse, Systeme und Flächen sowie den Personalbedarf schnellstmöglich der außergewöhnlichen Situation anzupassen. Die Neustrukturierung wurde bei laufendem Betrieb umgesetzt. 4flow erfasste dafür gemeinsam mit HelloFresh die Prozesse, fand Lösungen für Engpässe, setzte diese mit den jeweiligen Teams um, modifizierte sie bei Bedarf und trackte alles fortlaufend. Als zusätzliche Herausforderung mussten dabei alle notwendigen Corona-Maßnahmen umgesetzt werden.

Fokus auf die Kundenzufriedenheit

Zu Beginn der Zusammenarbeit wurden die Akutmaßnahmen für die nächsten drei Wochen priorisiert. „Der Fokus lag darauf, die Kunden auch mit dem sprunghaften Nachfrageanstieg mit gewohnter Termintreue zu beliefern“, erläutert Projektleiterin Hanka Smiejczak von 4flow. „Und natürlich sollten auch die Neukunden, die in der Corona-Krise das Kochen mit frischen Zutaten ausprobieren wollten, die Kochbox pünktlich bis zur Haustür geliefert bekommen.“

Eine saubere Ressourcenplanung und -aufstockung war dazu ebenso notwendig wie die Umstellung aller Produktionslinien von einem 1,5-Schicht- auf einen 3-Schicht-Betrieb. Dafür mussten sehr kurzfristig der definierte Personalbedarf erweitert, temporäre Arbeitskräfte beschäftigt und die notwendige Struktur neu aufgesetzt werden, mit festen Team- und Arbeitsplatzzuteilungen, KPIs und Echtzeit-Transparenz des Produktionsfortschritts. „Die Transparenz über die Produktionskapazitäten an den Ausliefertagen war für das Managen und Erfüllen der Kundenbestellungen besonders wichtig“, sagt Hanka Smiejczak.

Die HelloFresh-Mitarbeitenden waren es gewohnt, am Morgen den Arbeitsplatz so vorzufinden, wie sie ihn am Abend verlassen haben. Über Nacht kamen jetzt neue Mitarbeitende hinzu, die in den anderen zwei Schichten arbeiteten, erhöhte Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen wurden laufend implementiert und umgesetzt. Eine neue Situation, die einer strukturierten Schichtübergabe bedurfte. Von Beginn an wurde deshalb stark darauf geachtet, alle Mitarbeitenden auf die notwendigen Veränderungen einzustimmen.

„Prozesse neu zu strukturieren, noch dazu bei ungewöhnlich hoher Auslastung, ist eine Herausforderung für alle Beteiligten. 4flow ist es extrem gut gelungen, Bedenken und Anpassungsschwierigkeiten aufzufangen und von Beginn an alle Mitarbeitenden zu beteiligen“, so Alexander Bayerlein, Vice President Production International bei HelloFresh. Mit den Verantwortlichen der Abteilungen Produktion, Distribution, Marketing und Kundenservice stimmte sich 4flow in einem Active Steering eng ab.

Effizienzsteigerung nachhaltig anlegen

Dass man so viel in kurzer Zeit erreichen konnte, ermutigt die Standortbetreiber, für die Zukunft noch größer zu denken. „Dafür müsste man weg vom abgeschlossenen Wochendenken, hin zu übergehenden Tagen in einem 24/6-Betrieb sowie vom Push- zum Pull-Prinzip,“ so Hanka Smiejczak. Das hieße, kleinere Mengen bereitzustellen, Anliefertage mit den Lieferanten genauer abzustimmen, Anlieferfrequenzen zu erhöhen, Flächen zu überplanen, Anpassungen an den Parametern und Abläufen im Warenwirtschaftssystem vorzunehmen und den Bedarf auf tägliche Prognosen umzustellen.

„4flow hat sich fast nahtlos in unser Team integriert, ist sehr schnell in die Themen eingetaucht und hat uns auf dem Shopfloor rund um die Uhr hervorragend begleitet. Das hat uns sehr dabei geholfen, unsere Prozesse so schnell und nachhaltig ändern zu können. Eine Verbesserung des Outputs um 25 Prozent sowie der Effizienz um 10 Prozent in nur vier Wochen sind ein tolles Ergebnis“, sagt Alexander Bayerlein. Zudem kann HelloFresh zukünftig flexibler auf Nachfrageschwankungen reagieren, da die Anpassungen der Prozesse nachhaltig angelegt sind. Die Shopfloor-Leiter kennen jetzt alle Stellhebel zur Output- und Effizienzsteigerung und können diese gezielt einsetzen.