Referenzprojekt Track & Trace

Begünstigt durch die Etablierung von Big Data und dem vorherrschenden Trend zu wachsender Digitalisierung von Betriebsprozessen folgend, setzen Unternehmen der verschiedensten Branchen zunehmend auf den Einsatz von Sendungsverfolgungen. Die Implementierung eines sogenannten „Track & Trace“-Systems ermöglicht, sowohl den aktuellen als auch die vergangenen Standorte eines definierten Objektes automatisch zu bestimmen. Der wesentliche Nutzen ist die Erhöhung der End-to-End-Transparenz über die gesamte Supply Chain und die Identifikation von Stellhebeln für Kosteneinsparungen.

Für die in der Automobilbranche üblichen interkontinentalen PbP (Part-By-Part) und CKD (Completely Knocked Down)-Lieferketten ist „Track & Trace“ aufgrund der hohen Netzwerkkomplexität von besonderer Relevanz: Beim Transport zwischen Konsolidierungspunkt und Auslandswerk ist eine Vielzahl unterschiedlicher Partner involviert und diverse Transportmodi kommen zum Einsatz. Die Integration von langen Lieferketten in ein „Track & Trace“- System stellt somit die Erhaltung der „End-to-End“-Transparenz auch in einem komplexen Umfeld sicher.

Mit der Unterstützung von 4flow hat die Mercedes-Benz AG den initialen Rollout von „Track & Trace“ erfolgreich und effizient gemeistert. Durch das von 4flow erstellte Betriebsmodell und eine nachhaltige Nutzerbefähigung ist das Unternehmen für die Anbindung weiterer Relationen zudem bestens gerüstet.

Die Einführung eines global eingesetzten „Track & Trace“-Systems, auf das sowohl unternehmensinterne als auch externe Projektpartner Zugriff haben, bedarf eines ganzheitlichen Planungsansatzes. Um die Organisation schnellstmöglich zu durchdringen und Akzeptanz beim zukünftigen Endnutzer zu erreichen, müssen bereits vor dem eigentlichen Rollout einige wichtige Fragestellungen beantwortet werden: Wer sind die Hauptnutzer und mit welchen Funktionalitäten wird ein Mehrwert gegenüber der Ausgangssituation geschaffen? In welchem Detaillierungsgrad sollen Informationen verfügbar sein und durch wen werden die notwendigen Daten in erforderlicher Qualität bereitgestellt?

Mit dem Ziel, einen möglichst reibungslosen Rollout vorzubereiten, wurde 4flow zunächst mit der Erstellung des „Track & Trace“-Betriebsmodells beauftragt. Die Definition zahlreicher Funktionalitäten, die Ausarbeitung eines Rollenmodells und die Entwicklung von Lastenheften waren die zentralen Inhalte. Die im Projekt gemeinsam entwickelten Optimierungspotenziale – Produktivität, Bestand, Transportkosten, Investitionen und Durchlaufzeit – standen dabei stets im Fokus. Die erfolgreiche Zusammenarbeit wurde in weiteren Projekten zum Rollout des „Track & Trace“-Systems mit Ziel der Anbindung neuer Supply Chains fortgesetzt.

Das Ergebnis ist die technische Anbindung einer Vielzahl von Konsolidierungspunkten, Logistikdienstleistern, Transportdienstleistern aller Modalitäten sowie von Auslandswerken. Gleichzeitig konnten während des Rollouts die Prozesse zur Sicherstellung der erforderlichen Datenqualität etabliert werden.

Das Betriebsmodell wurde auf Grundlage von Experten-Workshops mit Fokus auf den Anforderungen aus den Betriebsprozessen der interkontinentalen Supply Chains ausgearbeitet. Die Analyse des Inputs der verschiedenen Fachbereiche ermöglichte es 4flow, grundlegende Basisfunktionalitäten von „Track & Trace“ zu definieren, diese mit den Experten abzustimmen und in Form von User-Stories als Anforderungen an das System einzusteuern.

„Alerts“ sind Beispiele solcher grundlegenden „Track & Trace“-Funktionalitäten, da sie den Nutzer proaktiv auf Unregelmäßigkeiten in den Betriebsprozessen hinweisen. Beispielsweise können mit einem „Container-Not-Loaded-Alert“ die für den Betrieb verantwortlichen Personen zeitnah und aktiv darüber informiert werden, wenn ein Container nicht planmäßig auf ein Schiff verladen worden ist. Für die Basisfunktionalitäten wurde durch 4flow außerdem ein Rollenmodell erstellt, welches die Verantwortlichkeiten und Aktivitäten in Bezug auf deren Anwendungsfall zwischen den internen und externen Prozesspartnern im operativen Serienprozess vereinbart. Für den „Container-Not-Loaded-Alert“ wurde beispielsweise definiert, wer über eine Plan-Abweichung informiert wird und welche Folgeprozessschritte anschließend eingeleitet werden.

Als Beispiel einer vollständig angebundenen Supply Chain sei an dieser Stelle die Belieferung aus Europa in die USA genannt. Die erfolgreiche Anbindung der Konsolidierungspunkte, Logistik- und Transportdienstleister sowie der Wareneingänge im Auslandsmontagewerk an das „Track & Trace“-System ermöglicht es den Prozesspartnern in Europa und in den USA, den kompletten Transport innerhalb einer einzigen Systemwelt nachverfolgen zu können. Zuvor war man dafür auf das Tracking-Angebot der externen Partner und verschiedene unternehmenseigene ERP-Systeme angewiesen.

Durch die Integration der internen ERP-Systeme in eine ganzheitliche „Track & Trace“- Lösung werden zudem erstmals Materialbestände für jede Lokation entlang der langen Supply Chain transparent. Des Weiteren können Aktualisierungen der Estimated Time of Arrival (ETA) im MRP (Material Requirement Planning)-Lauf des Auslandswerks automatisiert und in Echtzeit genutzt werden. Eine Tatsache, die dem Automobilhersteller bei Störungen in der Supply Chain, wie beispielsweise der durch die Covid-19-Pandemie ausgelösten Ausnahmesituation, besonders zugutekommt

Die Entwicklung und der Rollout eines „Track & Trace“-Systems weisen einen starken IT-Fokus auf und wurden mit der Scrum-Methode durchgeführt. 4flow hat dafür seinen bewährten Projektansatz mit Standardmethoden entsprechend der agilen Arbeitsweise angepasst. So wurden die Anforderungen aus dem Betrieb beispielsweise in strukturierten Experten-Workshops mit den beteiligten internen und externen Prozesspartnern des Kunden aufgenommen. Für die technische Entwicklung wurden die Anforderungen durch 4flow in das agile IT-Umfeld überführt – inklusive User Stories, Refinement, Testing und User Acceptance. Vorteilhaft hat sich auch die vielfältige Erfahrung 4flows in klassischen SAP-Projekten erwiesen, da das durch den Kunden implementierte „Track & Trace“ auf einem SAP-System basiert.

Maßgeblich für den Projekterfolg war zudem die abteilungs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit in allen Projektphasen, die 4flow durch ein umfassenden Projektmanagement gesteuert hat. Die Einbeziehung aller Prozesspartner des Unternehmens – Supply-Chain-Verantwortliche und IT-Fachbereiche von internen und externen Partnern – ist ein Schlüssel zum Erfolg.